Въведете данни бързо и сигурно в Excel

Вероятно не е нужно да ви казваме, че можете лесно да картографирате големи количества фигури и други данни в Excel. Но знаехте ли, че можете също да улесните много въвеждането на тези данни? Всичко, което трябва да направите, е да "изградите" формуляр за въвеждане.

Съвет 01: Защо?

Защо бихте създали формуляр за въвеждане, когато можете просто да въведете данни директно в Excel? Вярно е, че Excel е много подходящ за това, но ако сте работили с програмата повече от веднъж, също така ще забележите, че понякога не е много практично да се налага първо да кликнете върху клетките, случайно да кликнете върху грешната клетка и и така нататък ... Намирането на данни в голям документ на Excel също понякога може да бъде трудно. Попълнената форма може да направи всички тези неща много по-ефективни. Въвеждането е много по-бързо, можете да бъдете сигурни, че попълвате всичко по един и същи начин, никога не забравяйте поле и можете също да търсите много лесно въведените данни. Така че започнете!

Съвет 02: Добавяне на бутон

Колкото и удобен да е такъв формуляр, по подразбиране Excel изобщо не показва тази опция. За да можем да го използваме, ще трябва първо да добавим бутон за него към лентата с инструменти за бърз достъп (лентата с инструменти в горната част, наред с други неща, опцията за автоматично запазване). Щракнете с десния бутон върху който и да е бутон в това меню, след което щракнете върху Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп . По подразбиране, под Избор на задания от , ще видите избраната опция Популярни задания . Щракнете върху това падащо меню и след това върху Всички команди . Сега превъртете, докато видите опцията за формуляр , след това щракнете върху Добавяне и накрая OK. Вече е добавен бутон в лентата с инструменти за бърз достъп, с който можете да използвате формуляр.

Уверете се, че Excel знае какво да прави с вашите стойности

Съвет 03: Организирайте масата

Можете да използвате формуляра за лесно въвеждане на данни във вашия документ на Excel. Но разбира се Excel не може да прочете мислите ви и наистина няма представа какво точно трябва да бъде включено във формуляра. За щастие не е нужно да можете да програмирате, за да се случи това; всичко, което трябва да направите, е да посочите от каква информация ще се състои вашата таблица / документ. Да предположим, че ние сме ръководител на асоциация (футбол, театър, танци, вие го наричате) и току-що имаме успешен ден на разходка, в който над 200 души са попълнили регистрационен формуляр. Искаме да представим тези форми възможно най-ефективно. Така че това ще направим с (цифровата) форма в Excel. Затова първо трябва да посочим от всеки елемент тази таблица с данни. В нашия случай това е: Име, Фамилия,Дата на раждане, телефонен номер, имейл адрес и желана начална дата. Разбира се, тези заглавия могат да бъдат всичко, за което се сетите, това е чисто за нашия пример.

Съвет 04: Свойства на клетката

Важна следваща стъпка е да се дефинират свойствата на клетката. Можете да използвате формуляра, който предстои да създадем, без да го дефинирате, но ако искате въведените данни да се показват правилно, важно е да кажете на Excel какви данни въвеждате. В нашия случай избираме колона Име и Фамилия и щракваме с десния бутон върху Свойства на клетката . След това избираме Текст , защото това е обикновен текст. След това правим същото за колоната Дата на раждане , но там избираме свойството Дата. По този начин ние съобщаваме на Excel точно какъв вид съдържание ще бъде в коя колона. Между другото, това, което наричаме колона в тази статия, разбира се може също да бъде ред, в края на краищата можете също да поставите заглавки в първата колона, вместо в първия ред, каквото предпочитате.

И накрая, даваме на таблицата официален формат на таблицата, правим това, като избираме колоните (или редовете) и след това кликваме върху Старт и след това върху Форматиране като таблица под заглавие Стилове . Разбира се, можете напълно да решите сами какво оформление да изберете.

Съвет 05: Създайте формуляр

Excel сега знае точно от кои елементи се състои нашата таблица и как трябва да проектира това съдържание. Това го прави по детски лесно да започнете да създавате нашата форма сега. Поне го направете, въпрос на натискане на бутон. Изберете всички заглавия, които току-що сте създали, и след това щракнете върху бутона Формуляр, който сте добавили в лентата с инструменти за бърз достъп . Ако сте пропуснали стъпката за форматиране в съвет 4 (в края на краищата казахме, че по принцип можете и можете), се появява нещо, което изглежда като съобщение за грешка, но в действителност програмата просто ви предлага някои съвети и опции. Щракнете върху OK. Когато сте добавили формат на таблица към клетките, Excel знае какво точно очаквате от него и това съобщение не се появява. Сега ще се появи малко меню и ще видите, че полетата за въвеждане на това меню съответстват на заглавията, които сте създали за вашата таблица. Не се притеснявайте, ако сте направили печатна грешка в хедър: можете лесно да промените това, след което промяната ви веднага ще бъде отразена във вашия формуляр.

Съвет 06: Попълнете формуляра

Сега ще забележите за секунди защо попълването на документ на Excel с помощта на формуляр е много по-удобно. До заглавките, които сте въвели, ще видите поле за въвеждане в прозореца. Там можете да въведете действителните данни. Когато сте в поле и сте въвели желаната стойност, натиснете клавиша Tab, за да преминете бързо към следващото поле. Когато натиснете клавиша Enter, съдържанието всъщност се добавя към формуляра. По този начин можете да въведете вашите данни наистина бързо, без да се притеснявате за случайно презаписване на грешната клетка. Ако искате да се придвижвате още по-бързо между полетата (например, ако не е задължително да попълвате всички полета), можете също да прескочите с клавиша Alt.Под вашите заглавки ще видите тирета под конкретни букви: когато натиснете тази буква в комбинация с клавиша Alt, курсорът ви ще премине директно към съответното поле.

Можете дори да генерирате съобщения за грешки за неправилни записи

Съвет 07: Търсете данни

Всеки път, когато натиснете Enter, информацията, която сте въвели в полетата, ще бъде добавена към вашия лист на Excel. Прозорецът на формуляра обаче е полезен не само за въвеждане на данни, но и можете да търсите в данните си много лесно. Когато кликнете върху Намиране на предходно или Намиране на следващо в прозореца на формуляра , можете лесно да превъртате през стойностите на вашия документ на Excel. Ако обаче търсите набор от конкретни стойности, щракнете върху бутона Критерии и просто въведете критериите, които искате да търсите (например всички редове с конкретна дата на раждане). Сега, когато щракнете върху Намери предишен или Намери следващияще се покажат само стойностите, които отговарят на въведените от вас критерии. Това, което трябва да знаете, е, че данните, които търсите, могат да бъдат променяни много лесно. Да предположим, че сте намерили запис и сте въвели нещо друго върху него, този текст ще бъде заменен във вашия лист на Excel веднага щом натиснете Enter. Така че внимавай. Можете също така да изтриете данни, като просто щракнете върху Изтрий, когато сте намерили определен запис.

Съвет 08: Ограничете датата

Да предположим, че попълвате тези 200 формуляра и отново, че има определен период от време, в който класовете / дейностите не могат да стартират. Ако мислите сега: Ще си спомня това, но се уверявам, че началната дата не попада в този диапазон, тогава често ще бъдете разочаровани: повечето хора са звезда в надценяването на собствената си памет и внимание. Много по-удобно е Excel да посочва, че определен период от време не е разрешен! Правите това с помощта на проверка на данните. Затворете формуляра и изберете цялата колона Желана начална дата . Сега да предположим, че не е възможно да започнете между 1 март 2019 г. и 16 март 2019 г. Щракнете в лентата детайлите под заглавието на данни от Инструменти за проверка на данни. В изскачащия прозорец в падащото поле под Разрешаване на дата . Под Данни изберете Не между и след това попълнете 1/3/2019 за начална дата и 16/03/2019 за крайна дата . След това щракнете (все още в изскачащия прозорец) в раздела Съобщение за грешка и под Съобщение за грешка въведете причината, поради която тази дата не е разрешена, например: „Датата не е разрешена, обучител във ваканция“. Когато се опитате да въведете дата в „забранения“ диапазон, ще получите въведеното съобщение за грешка.

Съвет 09: Предварително попълване

В примера, който споменахме тук, всички полета се попълват с помощта на формуляра. Но също така е възможно да искате да въведете стойност по подразбиране за конкретна колона. Например: Желаната начална дата винаги трябва да бъде 1 май 2019 г. Да приемем празен лист на Excel с попълнени само заглавките на таблицата. В (нашия случай) в клетка F2 (така под Желана начална дата ) въвеждаме следната формула в лентата с формули: = IF (A2 ""; "1/5/2019"; ""). Всъщност тук се казва: веднага щом е въведено нещо в клетка А2, поставете в клетката, съдържаща тази формула (F2), стойността на 05.05.2019. Сега кликнете върху клетката и плъзнете малкото зелено квадратче долу долу вдясно (в рамките на същата колона), за да приложите формулата и към останалите клетки в тази колона. Ако сега въведете данни във формуляра си, ще видите, че полето Желана начална дата вече не може да бъде попълнено. Това означава, че тук е въведен стандартно 1-5-2019.

Съвет 10: Условна информация

Интересното при трика, който направихме в съвет 9 е, че можете да използвате и това, за да използвате условни данни. Да предположим например, че нови членове, родени преди 1995 г., се присъединяват към определена група, чиято начална дата е 1 май, но членовете, родени през 1995 г. или след 1995 г., се присъединяват към група, чиято начална дата е 1 юни. За да ни улесни, ние променяме полето на датата на раждане на годината на раждане (може да се екстраполира и от цяла дата, но това е много по-сложно). Регулирайте свойствата на клетката в тази колона и изберете число вместо дата.

В клетка F2 (Желана начална дата) сега въвеждаме следната формула = IF (C2> 1994; "1.6.2016 г."; "1.5.2019 г.") . За да обобщим отново: тук се казва, че ако C2 (година на раждане) съдържа година, която е по-голяма от 1994 г. (т.е. 1995 г. и по-висока), тогава във F2 датата трябва да бъде 1 юни, а във всички останали случаи трябва да чете 1 юни . По този начин наистина можете да си спестите много работа.