Създайте база данни със Sodadb

За да настроите администрацията на театрален клуб или да организирате постоянно нарастваща колекция от комикси, ви е необходима цифрова система за управление. След това можете да освободите функции за интелигентно търсене, за да печатате списъци, пощенски съобщения и етикети. Избягвайте вашата административна система да се озове на неясна, задънена улица и да използвате база данни! С безплатната програма Sodadb можете да настроите онлайн база данни, която лесно да споделяте с други.

Съвет 01: 10 000 записа

Съществуват доста безплатни онлайн решения за бази данни. Тук използваме Sodadb (Simple Online Database), онлайн мениджър на база данни, който се гордее с удобството си за ползване. За да улеснят максимално потребителя, производителите се отказаха от специализираните функционалности. В безплатната версия можете да управлявате до 10 000 записа, което е повече от достатъчно за повечето домашни потребители. Ако искате да увеличите това до 35 000 записа, плащате $ 3,49 на месец. В Sodadb е възможно да качвате външни файлове, за да ги свързвате със записи, но в безплатната версия мястото за съхранение е много ограничено. Можете да споделяте и модифицирате базата данни чрез уеб адрес. Освен това Sodadb криптира връзката със сървъра, така че вашите данни да са защитени. И накрая, по принцип не се изисква регистрация. Сърфирайте до www.sodadb.com и започнете.

База данни спрямо електронна таблица

Електронни таблици и бази данни се използват за управление, съхранение, търсене и модифициране на данни. Електронната таблица е полезна за обработка на много данни от същия тип, като дълъг, но прост списък с адреси. Ако обаче искате да видите различни източници на данни един спрямо друг, имате нужда от база данни. Базата данни е като електронна таблица за стероиди. В база данни е по-лесно да управлявате много (стотици или хиляди) данни. Освен това такава база данни е създадена за събиране на данни чрез разширено търсене. След това можете да отпечатате етикети или да изпратите имейли от резултата от търсенето. Можете също така лесно да присвоите различни права на различни потребителски групи. Например, една група може да вижда само основната информация,докато има и група, която може да редактира данни, и група, която може да вижда и редактира само данните, които тези членове на групата са въвели сами.

Съвет 02: Шаблони

Ако никога преди не сте работили с база данни, най-добре е да разгледате шаблоните. Горе вдясно, шаблоните са в зелено поле. Те изглеждат много обещаващи: лична адресна книга, музикална колекция, колекция от филми и книги, бизнес контакти и др. Можете да разширите набора от шаблони и ще получите още повече: онлайн петиция, клиентска база и т.н. Между другото, под тези връзки ще видите и връзката Започнете от нулата за тези, които искат да започнат от нулата. Шаблоните са организирани в Личен и Бизнес . Ако смятате, че дизайнът на базата данни е твърде труден, дизайнерът е готов да адаптира базата данни към вашите лични желания, той иска само малко дарение.

Можете да започнете от шаблон, полезен, ако никога преди не сте работили с база данни

Съвет 03: Тайни URL адреси

Нека започнем от Лична адресна книга . В следващия прозорец широка оранжева лента блокира част от екрана. Sodadb иска вашия имейл адрес, за да публикува вашата база данни на таен интернет адрес. Чрез този личен URL програмата ще запази дизайна и всички настройки за следващия път. След като въведете своя имейл адрес, Sodadb ще попита дали това е първата ви онлайн база данни. Ако сте създали допълнителни бази данни с този инструмент, можете да ги управлявате заедно. Ако просто искате да разгледате шаблона, щракнете върху „ Ще направя това по-късно“ .

Множество бази данни

Това, че трябва да въведете един имейл адрес, не означава, че можете да създадете само една база данни. Можете да свържете множество бази данни към един и същ имейл адрес. В раздела Моите други формуляри ще намерите всички бази данни, които сте създали с тази програма.

Съвет 04: Записи и полета

В работния прозорец на личната адресна книга прочетете съобщението Няма намерени записи . Базата данни се състои от записи, които можете да сравните с информационни листове. Всеки запис съдържа данни в различни полета. Имената на полетата са получер. В момента тези имена на полета са на английски език. За да настроите тези полета, трябва да отидете в менюто Option , горе вляво. Отворете това меню и кликнете върху Настройване на вашите персонализирани полета . В Sodadb всеки запис може да съдържа максимум 35 полета: това е много информация. За да бъдат нещата ясни, Sodadb групира тези 35 полета в групи от по 5.

Съвет 05: Регулирайте полетата

Кликнете върху първата група: Показване на полета 1-5 . Като начало можете да замените имената на английските полета с нидерландски термини. Когато полетата на шаблона са, които не искате да се показват, можете невидимо да направите институцията видима на Не, за да зададете. Можете да добавите помощен текст към всяко име на поле. Това е текст, който скоро ще се появи светлосив под полето, за да помогне на потребителите да въведат правилно всички данни. По този начин посочвате например как трябва да се отбележи датата. В този шаблон всички полета от 1 до 5 са ​​от типа колона . Доволни ли сте от тези първи пет? След това коригирайте полетата от 6 до 10 и т.н. Не забравяйте да спеститепреди да затворите този прозорец.

Падащо меню

За да разрешите само определени опции в дадено поле, работите с падащо меню. В този пример ще въведем провинцията в поле 6. За да редактирате типа на полето за въвеждане, щракнете върху бутона отляво, където сега се появява типът колона . Тук избирате падащото меню с опции . Въведете новите стойности на избор в зеленото поле, например: 1_Drenthe: 2_Flevoland: 3_Friesland и т.н.

Съвет 06: Попълнете ръчно

Всички имена на полета, които сте настроили, изглеждат добре и текстът за помощ също е ясен. Когато всички полета са готови, можете да попълните първия запис ръчно. Щракнете върху бутона New и ще се появи първият лист, който веднага е получил сериен номер. След като попълните първия лист, има бутон Save & New, за да подготвите следващия запис. Когато сте готови, кликнете върху Запазване . Това ще ви върне към общия преглед на колоната, където всички записи се показват един под друг.

За да направите импортирането гладко, на уебсайта има шаблон за импортиране

Съвет 07: Excel към база данни

Ако имате списък в Excel или Word, разбира се, можете да въведете отново тази информация, но това е досадна работа. Нещо повече, печатащите грешки гарантират, че ще попаднат в базата данни по този начин. Следователно е много по-разумно да импортирате съществуващ списък в Sodadb. Тази програма импортира само данни, запазени като csv файл. Csv означава „стойности, разделени със запетая“, така че данните трябва да бъдат разделени със запетаи. Освен това файлът трябва да съдържа толкова колони, колкото е предоставено във вашата база данни.

Съвет 08: Импортиране на шаблон

За да направите импортирането гладко, на уебсайта има шаблон за импортиране. Можете да го намерите чрез менюто Option и да изберете Import your data . В това поле кликнете върху Изтегляне на шаблона на вашата база данни . Няколко секунди по-късно ще имате CSV файл, който може да се отвори в Excel. В тази електронна таблица всички колони вече са готови въз основа на базата данни, която сте създали. Сега отворете собствения си стар списък с данни. Копирайте данните и ги поставете в съответните колони на шаблона на Excel. След това записвате този файл на Excel като: стойност, разделена със запетая (.csv). След това се връщате към менюто с опции . Щракнете там под Импортиране на вашите даннибутона Избор на файл . Изберете току-що подготвения .csv файл. И всички данни се търкалят добре в онлайн базата данни, без да се налага да пишете една буква.

Ако все още смятате, че процедурата за импортиране е твърде трудна, можете да се свържете с разработчика. На уебсайта на Sodadb четем, че дизайнерът иска да импортира данните вместо вас. Той иска само малко дарение за това.

Съвет 09: Лесно търсене

Когато базата данни се състои от стотици или дори хиляди записи, не можете да направите без функция за търсене. С формата за търсене се консултирате с базата данни, използвайки различни логически уравнения. Да предположим, че искате да търсите данните на Elise Janssen, след това щракнете върху Покажи нормалната форма за търсене . Това ще изведе форма за търсене, в която са налични всички полета. До полето за търсене въведете термина Elise под Име и термина Janssen под Фамилия . След това щракнете върху бутона Търсене под ключовите думи, за да намерите записите, които съответстват на тази заявка за търсене.

Запазете търсенията

Например, ако сте потърсили кой е рождения ден през януари и кой през февруари, можете да запишете тези разширени задачи за по-късно. Запазените търсения се показват едно под друго в полето за търсене горе вляво. Можете да разширите това, като кликнете върху синьото поле с бялата стрелка.

Някои потребители имат право само да преглеждат данни, други също могат да въвеждат и променят информация

Съвет 10: Разширено търсене

Със Sodadb е възможно да се извършват разширени търсения. Всъщност е по-просто, отколкото изглежда. Заявката за търсене, която току-що въведохме чрез полетата за полета, се появява в полето за търсене като # Име # = 'Elise' И # Фамилия # = 'Janssen' . При търсенето полето е затворено с хеш-знаци, а терминът за търсене е затворен в единични кавички. Така че, ако въведете # First name # = 'Elise' ИЛИ ​​# First name # = 'Elisa' , Sodadb ще търси всички записи с имената Elise или Elisa. Създали ли сте база данни с хиляди компактдискове, която се състои от полетата: Изпълнител , Албум , Брой компактдискове . Тогава заявката за търсене # Брой компактдискове ще намери # <'5'всички изпълнители, от които имате по-малко от пет компактдиска. Отива се твърде далеч, за да обхване всички логически функции и възможни заявки за търсене тук, функцията за помощ на тази програма съдържа достатъчно примери.

Съвет 11: Допълнителни потребители

За да споделите информацията от базата данни, добавете потребители. Някои може да преглеждат данните, други също могат да въвеждат и променят информация. За да направите това, кликнете върху менюто с опции . Първо трябва да защитите базата данни чрез бутона Защита на вашата база данни . За това трябва да въведете вашия имейл адрес (ако все още не е направено). След това щракнете в менюто Option на командата Set your sub-users . Въвеждате имейл адресите на хората, които ще имат достъп до базата данни. В същото време решавате дали те могат да преглеждат или добавят и променят записите. Третата възможност е те да получат само достъп (преглед, добавяне и промяна) до записите, които сами въвеждат.

Съвет 12: Инструменти за редактиране

В изгледа за проектиране можете допълнително да редактирате записи, като използвате различните инструменти, намиращи се отляво на всеки запис. Има четири икони: Редактиране , Преглед , Изтриване и Още опции . Първите три икони се обясняват, но още опции (зелен знак плюс) също е интересна. Този елемент включва команди като Копиране в клипборда , Печат на запис , Изпращане на имейл , Отидете на уебсайт и Преглед на картата. Дали можете да използвате тези задания полезно зависи от информацията, съдържаща се в записа. Ако данните съдържат адрес или GPS координати, можете да отворите карта на Google Maps в панел с Преглед на картата. Ако записът съдържа имейл адрес, командата Изпращане на имейл отново е полезна. Следователно можете също да отпечатате отделни записи от тук, да ги експортирате в CSV файл или да ги копирате в клипборда на компютъра.

Износ

Менюто Option също съдържа удобна функция за експортиране за експортиране на всички или само на записите, намерени в csv или txt файлове. Когато записите съдържат имейл адреси, можете дори да експортирате директно в пощенски списък. А за тези, които все още искат да отпечатват старомодни адресни етикети, има функцията Експортиране на множество колони за етикети .