Почистете Google Drive: Вкарайте ред в хаоса

Google Drive е полезен като външно архивно пространство или за споделяне на файлове. Но точно като физическо място за съхранение, бързо се превръща в бъркотия. Прилича ли и вашият Google Drive като препълнен шкаф за картотеки? След това направете някаква работа на организацията. Със съветите в тази статия можете да почистите Google Drive, така че да получите общ преглед.

Изглед на списък

Вие решавате как да получавате папки и файлове в Google Диск на екрана: в списъчен или мрежов изглед. Ако изберете списъчен изглед, можете да зададете междуредие. За да направите това, щракнете върху зъбното колело, където ще намерите настройката за плътност . В това меню за избор можете да зададете плътността на линиите на списъка на Компактен , Просторен или Много просторен .

Много потребители се фокусират върху центъра на екрана, когато искат да организират файлове в Google Drive. По-добре да следвате лявата навигационна лента, за да организирате папките си и да запазите центъра на екрана, за да видите съдържанието на избраната папка.

Организирайте

Имате ли много документи в Google Drive, които не са спретнати в папки? Тогава знаете, че нещо не е наред. По този начин затруднявате другите - особено в организация. Така че работете с подпапки; което помага да разделите файловете си на по-малки специфични групи. Винаги използвайте смислено уникално обозначение, което е кратко и сладко, за да избегнете объркване. И се уверете, че сте последователни в начина, по който назовавате папки и файлове.

Ако можете да стартирате папка с номер или номер, не пропускайте възможността. Това автоматично ще организира папките ви визуално. Внимавайте с интервалите и препинателните знаци. Затова не използвайте Снимки от 2019 г., а 2019_Fotos. Можете да използвате една папка за несортирани файлове, но я избягвайте, доколкото е възможно. Такава папка Allerlei бързо се превръща в следващия боклук.

Цветове

В Google Drive всички папки са показани в сиво по подразбиране, но можете да добавите 24 цвята към папките си. Щракнете с десния бутон върху папка в страничната лента или в главния прозорец и използвайте командата Промяна на цвета . След това изберете желания цвят. Тъй като имената на папките се отнасят до съдържанието, можете да използвате цветовете за друго измерение. Например можете да оставите папки или подпапки, които съдържат работа, която вече сте завършили в сиво. Но папките, в които работите, например, правите зелени. Ако след това искате бързо да осъществите достъп до текущите си дела, изберете зелените папки.

Ако работите със споделени папки, които са предназначени за различни групи, можете да създадете жълта папка за екип жълто и червена папка за екип червено. Или давате цвят на вашите папки за изтегляне или вашите лични папки. Може би има смисъл всеки проект да получи различен цвят?

Със звезда

В горния ляв ъгъл Google Drive посочва категориите: Моят диск, Споделен с мен, Скорошен и Със звезда. Означаване със звезда на често използвани документи. Можете да направите това, като щракнете с десния бутон върху документ. Такава звезда ви спестява отново да търсите.

Освен това звездите са полезни, за да посочат кои документи все още трябва да завършите. Премахнете звездата, когато работата приключи. Ако забравите това, дори списъкът със звездни файлове може да се попълни бързо.

Освободете Google Drive просторен

Google беше един от пионерите сред облачните услуги за съхранение, които прекрачиха прага от 10 GB безплатно място за съхранение. Сега всеки потребител има 15 GB безплатно място за съхранение. Това звучи чудесно, но всеки, който качи големи видео файлове, много снимки с висока разделителна способност и обемисти PDF файлове, ще открие, че тази квота също е крайна. Google също има свой собствен начин за изчисляване на заетия капацитет за съхранение. Това ограничение от 15 GB се отнася не само за всичко във вашия диск, но и за всички ваши съобщения и прикачени файлове в Gmail.

Още повече причината редовно да почиствате пощенските си кутии и да премахвате големи прикачени файлове. Можете да видите подробностите за вашето хранилище на уебсайта за съхранение на Google Диск. Документите, които създавате с Google Документи, Презентации и Таблици, обаче не се броят за съхранението ви в Google Диск. Така поддържате тънкия си Google Drive, като работите в естествения формат на Google.

Начинът, по който използвате Google Photos, също е важен, за да останете в рамките на ограничението от 15 GB. Ако използвате Google Photos, можете да запазите снимките чрез настройките на Високо качество (2048 x 2048 пиксела) вместо Originee l. Това ви позволява да съхранявате неограничени снимки. Същото важи и за видеоклиповете, ако позволите на Google да ги компресира до 1080p (full hd).

Когато имате преглед на наличното пространство и данните, които сте запазили, можете да започнете почистването. Изберете раздела Моят диск и превключете към изглед на списък. В долния ляв ъгъл можете да видите колко място за съхранение използвате в момента. Тъй като Google не отчита файловете, които другите споделят с вас, спрямо вашата квота, попитайте кои файлове наистина ви принадлежат. Затова използвайте функцията за търсене и щракнете в полето за търсене на стрелката, насочена надолу, така че да поставите кутия собственик , изберете Собственост от мен, за да изберете. Кликнете върху синия бутон за търсене и ще получите списък с персонализирани файлове. Изтрийте документите, от които вече не се нуждаете.

Тъй като вече сте в режим на организация, веднага изхвърляте нещата, които вече не използвате. Когато изтриете файл от Google Диск, той се премества в кошчето. Всички файлове в кошчето могат да останат там и да заемат място за съхранение, докато не изпразните кошчето.

Ако документът, който изтривате, е файл, който някой друг споделя с вас, файлът ще бъде изтрит само от вас самите. Ако се отнася до документ, който споделяте с други, тези други също ще загубят достъп до документа, ако го изтриете от себе си. Drive не показва съобщение за потвърждение, когато изтривате файлове, но ще ви бъде предоставена възможност да отмените изтриването с бутона „ Отмяна “ .

Копирайте споделени документи

Вижте категорията Споделено с мен . Тук също може да има бъркотия от файлове и папки. Можете да преместите такъв споделен файл във всяка папка на Google Диск. За целта използвайте командата Move to Move чрез десния бутон на мишката . Но имайте предвид, че такъв споделен файл винаги остава собственост на първоначалния собственик. Той или тя винаги може да го изтрие и тогава той ще изчезне и от вас. Ако се отнася до файл, който наистина не искате да загубите, можете да направите копие на този файл от съображения за безопасност.

Такова копие вече не е свързано с потребителя, който първоначално го е споделил. Така че новото копие е изцяло ваше. За да направите това, щракнете с десния бутон върху споделения файл и изберете командата Направи копие . Това копие ще се появи в My Drive, а не в категорията Shared with me.

Конвертиране на PDF файлове

Имате ли много PDF файлове на вашия Google Drive? Що се отнася до обемисти файлове, можете да спестите място, като ги конвертирате във формат Google Docs. В крайна сметка знаете, че те не са включени в изчислението на вашето заето място за съхранение. Извършвате това преобразуване, като щракнете с десния бутон върху файла, след което изберете командата Отваряне с , последвано от Google Docs . Резултатът е Google Doc с точно същото име като PDF файла.

След това можете да изтриете PDF файла. Не забравяйте да изпразните кошчето за боклук. Можете също така да посочите в настройките на Google Drive да конвертирате всички качени файлове във формат на Google Docs по подразбиране.

Символни връзки

И накрая, да предположим, че искате да съхранявате различни копия на един и същ файл в различни папки на Google Диск. Например, споделили сте няколко папки с други хора и определени документи са предназначени за всички екипи. Искате, когато някой промени нещо в едно копие на този файл, тези промени веднага се отразяват на всички копия. Това работи със символична връзка. Всъщност правите псевдоним на този файл.

Изберете файла, към който искате да направите символна връзка, и използвайте комбинацията от клавиши Shift + Z. Това ще отвори мини меню, в което посочвате в коя папка трябва да се постави символичната връзка. Прекият път Shift + Z работи на Windows и macOS. Можете да приложите пряк път към файлове и папки. Когато изтриете основния файл, символните връзки също ще изчезнат.