10 полезни съвета и трикове за Excel

В Microsoft Excel можете да направите пощенски списък, да поддържате сметките си и разбира се да правите всякакви други изчисления. Основите на Excel изобщо не са толкова сложни. С тези десет полезни съвета за Excel можете да използвате класическата програма още по-удобно и бързо.

Съвет 01: Изберете всички

Започваме с доста прост трик, но такъв, който е много полезен. Ако искате да изберете всичко в електронна таблица, можете да използвате комбинацията от клавиши Ctrl + A. Проблемът с тази комбинация от клавиши е, че в Excel не винаги избира всички данни от вашия работен лист. Ако имате поредица от данни в електронната си таблица, последвана от празна колона и натиснете Ctrl + A, тогава често се избира само блокът с данните, в който се намира показалеца на мишката. Натиснете Ctrl + A отново и имате всички данни. И ако сте малко непохватни (и ние имаме опит с това) и натиснете веднъж твърде често A (или случайно върху друг клавиш), всичко ще бъде заменено с тази буква A. За щастие това може да бъде възстановено с функцията Undo. Това често ли ви се случва сега и искате ли по различен начин да изберете всички данни от вашия работен лист? След това щракнете горе вляво на пресечната точка над ред 1 и вляво от клетка A на триъгълника и всичко е избрано.

Съвет 02: Добавете няколко реда

Добавянето на ред или колона в Excel е доста лесно. В раздела Начало на лентата под заглавието Клетки можете да щракнете върху Вмъкване и да изберете Редове на листове или Колони на лист . Друга възможност е да щракнете с десния бутон върху клетка и след това да изберете Вмъкване / Цял ред или Цяла колона. Ако изберете ред, той ще бъде вмъкнат над реда, в който е курсорът на мишката, ако изберете колона, той ще бъде добавен вляво от колоната, в която е курсорът на мишката. Не искате ли да вмъкнете само един ред, а около двадесет? Тогава това разбира се е тромаво. За щастие Microsoft е помислил за това. Да предположим, че искате да добавите двадесет реда, след това щракнете върху номер на ред вляво и плъзнете мишката надолу, докато не изберете двадесет реда. Щракнете с десния бутон върху този избор и изберете Вмъкване . Excel сега автоматично разбира, че искате да добавите редове, и добавя точно толкова редове, колкото сте избрали. Разбира се, работи и с колони по този начин.

Excel може лесно да подравнява различни форми за нотация с помощта на Flash Fill

Съвет 03: Flash Fill

Да предположим, че имате документ, пълен с имена и адреси, но всяка стойност е написана напълно различно. Едното име има главна буква, другото няма. Единият пощенски код има интервал между цифрите и буквите, но на другия всичко е залепено. Можете, разбира се, да изберете да оставите всичко както е или да настроите всичко ръчно. Но какво, ако ви кажем, че може да бъде и много по-лесно? Excel може лесно да коригира много неща вместо вас с функцията Flash Fill. Сега вземете редовете с имена, като приемете, че собственото и фамилното име са в отделна колона. Изберете цялата колона с имена, създайте нов работен лист в Excel и поставете тази колона в този работен лист.Сега въведете в колоната точно до първите три имена по начина, по който трябва да бъдат написани (т.е. с първоначалната главна буква). Докато пишете, Excel вече посочва, че може да коригира останалата част от колоната. Ако натиснете Enter по време на този предварителен преглед, той ще бъде незабавно изпълнен в цялата колона. Ако искате да инициирате действието сами по-късно, можете да го направите с Ctrl + E.

Калкулатор

Въпреки че Excel е много добър в изчисляването на нещата, понякога може да бъде по-бързо и по-приятно да се изчисли нещо в калкулатора на Windows (и след това да се направи нещо с тази стойност в Excel). Например, ако не искате случайно да промените текущия си работен лист. Някои клавиатури имат клавишна комбинация, която извиква калкулатора на Windows, но не всички клавиатури го правят. Знаете ли, че можете лесно да добавите пряк път към калкулатора в Excel? За да направите това, щракнете върху стрелката надолу до иконите Save, Undo и Redo в самия връх и след това щракнете върху More Commands в менюто, което се разширява. Сега изберете опцията Калкулаторв левия прозорец (ако не го виждате, първо изберете Всички команди от падащото меню в горната част ) и го добавете към десния прозорец. Калкулаторът вече е добавен като икона в Бързо стартиране. Това, разбира се, не е запазено само за калкулатора, можете по принцип да добавите всички функции, които съществуват в Excel.

Съвет 04: Замразяване на ред / колона

Когато работите с малко количество данни в Excel, е доста лесно да видите в коя колона или ред работите. Обикновено в горната и най-лявата клетка на работен лист ще видите какви данни са в този ред / колона. Но когато става въпрос за толкова много данни, че трябва да превъртите, за да видите всичко, е доста досадно, когато вече не можете да видите към кой ред или колона принадлежи определена клетка. Можете лесно да разрешите това, като заключите ред или колона. Когато направите това, въпросният ред или колона няма да се движат, когато превъртате документа, така че винаги да можете да видите към коя определена клетка принадлежи. Функцията е много проста, но понякога предизвиква объркване, защото понякога половината от електронната таблица внезапно се блокира.Всичко е свързано с мястото, където поставяте показалеца на мишката. Ако искате да замразите първия ред и първата колона, щракнете върху клетка B2. Когато сега щракнете върху лентатаИзображение и след това Блокиране / Блокиране на заглавия , всичко над ред 2 и всичко вляво от клетка B (т.е. ред 1 и колона A в този случай) ще бъдат заключени. Можете да го отблокирате чрез заглавие Блокиране / отключване .

Съвет 05: Добавете супер бързо

Можете да правите най-сложните изчисления с Excel, но понякога просто искате да знаете сумата от редица стойности във вашата електронна таблица. Теоретично можете, разбира се, да създадете добра формула за това, но тъй като това е толкова често използвана функция, Excel го улесни много. Всичко, което трябва да направите, за да добавите диапазон от стойности в електронната си таблица, е да кликнете върху клетката под или до диапазона от стойности, които искате да добавите, и след това да натиснете Alt + =. Сега функцията SUM се прилага автоматично към диапазона от стойности и резултатът се показва в активната клетка. Ако не харесвате като клавишни комбинации, можете също да щракнете върху бутона AutoSum tab Стартиране под заглавиетоРедактиране . Ако щракнете върху стрелката непосредствено до AutoSum, ще намерите редица други бързи функции там. Например, за да се изчисли средната стойност на серия от стойности или да се посочи колко числа серията съдържа данни (вместо да се добавят тези стойности заедно).

Заемат ли заглавията ви твърде много място? Тогава просто сменяте посоката на четене, нали?