Вземете Synology Office по пътя си в 13 стъпки

Microsoft Office е абсолютният стандарт, когато става въпрос за офис софтуер, а също и отличен пакет. Той обаче не е безплатен и съхраняването на всички документи в облака на Microsoft също не винаги е най-добрият избор. Алтернативите обаче са оскъдни и често им липсват възможности за централно съхранение и сътрудничество. Изненадващ конкурент е Synology Office, който просто използвате на носа си. Ние ви показваме как.

Съвет 01: Софтуер на NAS

Обикновено купувате nas главно поради големия локален капацитет за съхранение и лесния достъп до вашите собствени файлове от всяко устройство и по всяко време. Но NAS може да направи много повече, като изтегляне на медии, стрийминг на филми и аудио и показване на снимки. По-малко известно е, че лидерът на пазара Synology има собствен пакет Office, който работи изцяло на NAS. Той не е толкова обширен като Microsoft Office, но разликата е главно във функциите на Word и Excel, които така или иначе много хора не използват. Между другото, Synology Office работи в прозорец на браузъра и следователно е по-сравним с Google Docs, отколкото със самостоятелния софтуер MS Office.

Съвет 02: Подгответе nas

Преди да започнете да инсталирате Synology Office на NAS, е важно да конфигурирате и проверите NAS. Влезте в NAS и вижте дали има налична актуализация за операционния софтуер DSM от Старт / Контролен панел / Актуализиране и поправка . Ако има нова версия, щракнете върху Изтегляне / актуализиране сега . NAS ще актуализира и рестартира софтуера. След това влезте отново и проверете дали може да има още актуализации. След това актуализирайте всички инсталирани пакети чрез Package Center / Installed / Update all . Също така не боли да деактивирате или премахнете пакети, които вече не използвате. За да направите това, щракнете до името на пакета и изберете Stop или от падащото менюИзтриване .

Наистина ли е безплатно?

Нека сравним цената на Synology Office и Microsoft Office. MS Office 365 Home струва 100 евро на година. Получавате Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher, OneNote и Skype за шест членове на семейството, плюс 1 TB място за съхранение в OneDrive за всеки. Работи на Windows, macOS, iOS и Android. Synology Office обаче е безплатен. За това получавате текстов процесор, електронна таблица, програма за презентации и синхронизация чрез Synology Drive. Освен закупуването на вашето NAS (което вероятно вече сте имали), Synology Office няма да ви струва никакви пари, а просто малко място на вашето NAS.

Използването на nas само като носител за съхранение не оправдава възможностите на nas

Съвет 03: Инсталирайте Office

Инсталирайте Synology Office сега. Отворете Центъра за пакети и щракнете върху Всички пакети . В средата на екрана изберете Collaboration Suite от падащото меню . Изборът на налични пакети сега е стеснен до пакетите, свързани със Synology Office. Не забравяйте да инсталирате Office , Drive , Chat , Note Station , Calendar и Synology Application Service . И двата пощенски пакета не са задължителни и са важни само ако ще изпращате и поща през nas. За да инсталирате част, щракнете върху Инсталиране и след това преминете през всички стъпки на съветника за инсталиране.

Nas не е резервно копие

Когато Microsoft прави за вас всички необходими резервни копия на файловете в OneDrive, това не се случва автоматично в NAS и трябва да го организирате сами, когато използвате Synology Office. Не правете грешката, като мислите, че не е необходимо архивиране, тъй като файловете така или иначе са в NAS. Ако използвате Synology Office, nas е единственото място за съхранение и затова е разумно да го архивирате. Има много възможности за това. Можете да архивирате към друг NAS или външен твърд диск, към онлайн услуги за съхранение или външно съоръжение за архивиране като Tandberg RDX Quikstor.

Съвет 04: Създайте потребители

Много NAS устройства имат само един потребител, администратор. Ако искате разумно да използвате Synology Office, това вече не е възможно. Всеки, който ще използва програмите на Office, трябва да има собствен акаунт в NAS и това включва себе си като администратор. Отворете контролния панел на Synology и изберете Потребител / Създаване / Създаване на потребител . Попълнете всички полета за първия потребител, особено име, имейл и парола са важни. Щракнете върху Напред и го направете потребител на групата потребители и http групата , но не и администраторската група! Дайте на новия потребител достъп до приложенията Chat , DSM , Driveи допълнителни екстри като File Station и Universal Search . Също така е полезно да активирате опцията Основна папка за всеки потребител. За да направите това, щракнете върху раздела Разширени . В долната част на екрана проверете Enable user base folder service и определете местоположението на основните папки. Освен това включете опцията Enable Recycle Bin , която позволява на потребителите да възстановяват изтрити файлове. Препоръчително е също така да активирате опцията Принуждаване на потребителите да променят паролата, след като администраторът нулира паролата .

Съвет 05: Стартирайте Office

За да стартирате Synology Office, отворете главното меню на nas и стартирайте Drive . Drive се отваря в нов раздел на браузъра. Въпреки че Synology Office иска да бъде истински конкурент на Microsoft Office, начинът, по който използвате пакета, е по-скоро като Google Docs. Всички програми се изпълняват в браузъра и не стартирате с текстов процесор или програма за изчисление, а работите от документите. Следователно Drive е един вид Explorer за документите и папките на NAS. Основните компоненти са показани в лявото поле на Drive. От горе до долу това са достъпа до папката „ Моите файлове “, в която ще се съхраняват вашите собствени документи, папката „Екип“в които могат да се поставят документи на екипа, както и по-долу, че броят на "търсения", като сподели с мен, споделя с други хора, Последно, със звезда и кошчето .

Съвет 06: Създайте документ

За да създадете първи документ, щракнете върху Моите файлове и след това върху знака плюс горе вляво. Сега имате избор да създадете документ , електронна таблица или слайдове . Имената и цветовете, които Synology използва за тези три вида документи, са същите като тези, които Microsoft използва в Office за Word, Excel и PowerPoint. За да създадете първи текстов документ, щракнете върху Документ . NAS ще отвори новия документ в нов раздел в браузъра.

Програмите на Synology Office работят точно като уеб версиите на Word, Excel и PowerPoint

Съвет 07: Редактиране на документ

След отваряне можете веднага да започнете да пишете. Това не е трудно, тъй като интерфейсът на текстовия процесор в Synology Office наподобява този на Word като две капки вода. Попълването на документ с текст и изображения и придаването на хубав външен вид отнема малко усилия. Ако се огледате в тази част на Synology Office, първо ще видите менютата отгоре надолу, в които имат място всички части на пакета. По-долу лентата с инструменти с бутони за най-често използваните части като шрифт, размер, цвят и т.н. Можете да изберете шрифт, като щракнете върху бутона до Arial и изберете шрифт от списъка. Но можете също да изберете един от стиловете на абзаците от менюто до него, като щракнете върху бутона до негоЩракване върху нормален текст . Ако не всички функции се поберат в тази лента, има двойна стрелка надолу вдясно. Кликнете върху него, за да направите допълнителните функции видими.

Съвет 08: Вмъкване на елементи

За да вмъкнете изображение, изберете Вмъкване / Изображение . В горната част на прозореца изберете мястото, където изображението може да бъде намерено. Това може да бъде вашият компютър, Synology Drive, самото NAS или онлайн местоположение. Ако изображението е на компютъра, можете да го плъзнете и пуснете от компютъра в прозореца за качване в браузъра. След това щракнете върху OK . Можете да преоразмерите и завъртите изображението точно както в Word. Ако не искате да вмъкнете изображение, а таблица, щракнете върху Вмъкване / Таблица . Но можете да използвате и бутона Вмъкване на таблица в лентата с инструменти. И има много повече неща, които можете да включите в документа по този начин, като форми, диаграми и коментари.

Съвет 09: Запазете документа

За да запазите документ, отворете менюто Файл и изберете Преименуване . По подразбиране Synology Office назовава всеки нов документ, докато не бъде запазен „Без име“. Въведете новото име и щракнете върху OK . Можете също да направите същото, като щракнете върху синьото име в горния десен ъгъл на прозореца на браузъра. След като името е променено, запишете документа чрез File / Save . Или използвайте клавишната комбинация Ctrl + S, защото те също просто работят тук. След като документът е запазен, можете също да го затворите. Можете да направите това, като затворите раздела на браузъра. Сега сте отново в Synology Drive и сега ще видите и новия документ в папката My Documents. Можете също така да създадете и запазите изчислителен документ или презентация по същия начин.

Коя Synology имате нужда?

За Synology Office не ви е необходим тежък NAS, но не всеки Synology е подходящ. Най-леките Synologies само с едно устройство не отговарят на изискванията на пакета, но от две устройства почти всички отговарят. За да избегнете загуба на документи, конфигурирайте двете устройства с RAID1 или SHR, автоматичен рейд на Synology. JBOD или RAID0 наистина не се препоръчват в комбинация със Synology Office. Помислете и за количеството памет. Тъй като nas ще изпълнява и други задачи, ако работите с няколко души по множество документи, 512 MB памет всъщност е твърде малко. Като правило, всеки Synology NAS с две устройства и поне 1 GB вградена памет е използваем. Ако искате да се уверите, проверете списъка със съвместими модели на www.synology.com.

За Synology Office ви е необходим Synology NAS с поне два диска и 1 GB RAM

Съвет 10: Документи с етикет

Традиционно можете да организирате документите си в папки. Щракнете върху знака плюс, за да създадете нова папка. Друг начин е етикетирането на документи. Изберете документа и щракнете върху Етикети . Въведете име за етикета и щракнете върху Създаване . Изберете цвят на етикета и щракнете върху OKза да прикрепите етикета към документа. Ще видите и използваните етикети в лявото поле на Drive. Щракнете върху етикет и ще се покажат всички документи с този етикет. За да прикачите съществуващ етикет към документ, плъзнете го и го пуснете в Drive към етикета. Можете също да добавите документ към списък с предпочитани, като му присвоите звезда. Можете също така да търсите във всички документи по ключови думи или други характеристики чрез прозореца за търсене в горния десен ъгъл на екрана.

Съвет 11: Споделете документ

Ако искате другите да могат да четат или дори да редактират документ, започнете, като споделите документа с тези други. Щракнете върху Споделяне и изберете начина, който искате да споделите в настройките за поверителност . След това в полето на списъка с поканени въведете името на потребителя и му дайте конкретни права за този документ. С управлението другото лице става пълноправен съсобственик на документа, но има и няколко по-ниски нива на права. Можете да дадете права на няколко лица чрез знака плюс. След това кликнете върху Запазване . След това хората, с които споделяте документа, ще го видят в папката Споделено с мен в приложението си Диск.

Съвет 12: Сътрудничество

Споделените документи обикновено включват промени и / или коментари. Папката Споделено с мен съдържа документи, които други са споделили с вас. След отваряне можете да правите това, за което сте получили права. Например можете да добавяте коментари, като използвате бутона Insert comment в лентата с инструменти в горната част на екрана. След това те могат да се видят до него в полето. Документът може да съдържа и коментари от няколко души. Можете също така да отговорите на това сами. По този начин можете да подобрите споделения документ заедно с останалите. Като собственик на документ можете да маркирате коментарите, когато те са били обработени и те ще изчезнат. Ако Synology Chat е инсталиран на nas, можете също да обсъдите коментарите на живо в чат с останалите потребители.

Съвет 13: Отдалечен достъп

За да направи още по-лесен достъп до документите на NAS, Synology предлага някои полезни приложения. За компютъра има Synology Drive, който създава папка на компютъра и синхронизира с документите на NAS. С двукратно щракване върху един от документите Synology Office се отваря в браузъра и можете да редактирате документа. Има и приложения Synology Drive за устройства на Apple и Android. За сигурен достъп през интернет приложението предлага Synology QuickConnect. С няколко кликвания всичко работи. На всеки нов потребител, който влезе в Drive на NAS за първи път, ще бъде предложено да изтегли и инсталира приложенията.