По този начин създавате удобни пощенски списъци в Word

Несъмнено ще има дни, в които не изпратите четиристотин писма, като всички те трябва да бъдат снабдени с личен поздрав и друга лична информация. Точно затова има голям шанс да не сте запознати с функцията за пощенски списъци в Word и да отделите часове за нещо, което е възможно за няколко минути (и освен това е по-малко склонно към грешки). Ние ви помагаме да спестите това време.

1 Какво представляват пощенските списъци?

Пощенските списъци е функция в Word, която ви позволява да импортирате данни, например от документ на Excel. Да предположим, че имате документ на Excel с данни за 25 души, Word ще използва функцията Mailings, за да създаде 25 документа, съдържащи тези данни. Вие допълвате останалата част от документа със стандартна информация, която е еднаква за всеки документ и писмо. Така че можете да генерирате лични писма много бързо, докато трябва да свършите работата само веднъж. Прочетете също: Истински експерт по Word в 12 стъпки.

2 Помислете за момент

Звучи малко тромаво, но паузата е една от най-полезните стъпки в тази работилница. Нищо не е по-досадно от това да имате всичко в кани и стомни и след това да откриете, че трябва да коригирате документа на Excel, защото сте забравили нещо. Помислете какво искате в документа на Word. Като илюстрация изпращаме покана за сватба. Първо, имаме нужда от данни за име и адрес за адресиране и личен поздрав, но също така бихме искали да зададем номера на масата за вечеря. Има 200 гости, така че можете да си представите, че това би било огромна задача ръчно. Това е лесно с пощенски списък.

3 Създайте Word документ

Сега, когато имате основна идея за това какво искате да включите във вашия документ (в нашия случай писмо), е време действително да го разработите. Стартирайте Word и създайте нов документ чрез File / New / Empty document. Можете също така просто да изберете да използвате шаблон, който няма да повлияе на крайния резултат. След това създайте документа или напишете писмото, което искате в крайна сметка да изпратите. Попълнете това писмо, включително поздрав, адрес горе вдясно (ако е приложимо) и в нашия случай: присвояване на номера на таблицата. Направете данните, които искате да бъдат автоматично попълнени с получер шрифт за момент, след което няма да ги забравите. Попълвайки писмото, вие имате конкретен преглед за себе си дали сте забравили нещо. Проверете документа и ако е необходимо да го проверите от други заинтересовани страни (вашия партньор, колега и т.н.), за да видите дали сте забравили нещо. Запазете документа.

4 Създайте документ на Excel

След това създавате документа на Excel. Разбира се, това ще ви спести време, ако вече имате всички имена и адреси в Excel, така че трябва само да добавите липсващите елементи. Щракнете върху File / New / Blank Workbook, за да създадете новия документ. Шаблоните не са желателни в този случай, това само ще обърка, поддържа го максимално оголено и опростено. Важното е да се знае, че колоните в Excel служат като теми (т.е. име, адрес, номер на таблица и т.н.), а редовете служат като обобщение на всички тези данни, т.е. в нашия случай всеки ред е различен човек .

5 Попълнете документа на Excel

Сега можете да попълните документа на Excel. В нашия случай ние поставяме следните заглавия в първия ред на документа: Име, Фамилия, Адрес, Пощенски код, Град и Номер на таблица. След като го направите, заключете горния ред в документа, като щракнете върху изображението на раздела в лентата и след това Блокиране на блок / горен ред . Това е удобно; например за дълги документи можете да видите в коя колона отново работите, когато превъртите надолу. След това попълвате документа по-нататък: така на всеки ред на всеки информацията, която върви със заглавията (в нашия случай име, фамилия и т.н.) Ако искате да изпратите документите по имейл, имате нужда и от имейл адрес.

Обърнете внимание на правилните свойства на клетките

Ако използвате само текст в документа на Excel, с който искате да генерирате документи в Word, тогава не е нужно да се притеснявате за свойствата на клетките. Но ако искате да споменете, например, суми в окончателния документ, тогава свойствата на клетката са важни. С свойствата на клетката казвате на Excel какво е съдържанието на клетката. Тъй като може лесно да видим разликата между сума, дата или номер на къща, Excel не може. За да кажете на Excel кое точно съдържа съдържанието на клетка, щракнете с десния бутон върху клетката и изберете Клетки. В прозореца, който се появява, можете да изберете какъв вид съдържание съдържа клетката отляво, а отдясно можете да конфигурирате допълнително това (например, като посочите колко числа да се показват след запетая).

6 Съветник за обединяване на поща

Вашият документ на Word е в процес на изграждане и всички адреси и друга информация са въведени в документа на Excel. Word може да направи много с информацията от Excel, но тогава програмата, разбира се, първо трябва да знае кой документ се отнася и какво точно трябва да направи с него. Можете лесно да направите тази връзка с помощника в Word. Уверете се, че документът на Word, в който искате да вмъкнете данните, е отворен и щракнете върху Mailings / Start Mail Merge / Step-by-Step Wizard Wizard .

7 Изберете документ на Excel

Сега е време да направите важния избор. В първата стъпка не е нужно да избирате нищо, тъй като вече създадохме документ. Щракнете върху Напред и оставете избраната опция Използване на текущия документ . Щракнете отново върху Напред . Оставете избраната опция Използване на съществуващ списък и щракнете върху Преглед . Сега отидете до адресния файл, който сте създали, и кликнете върху Отваряне и ОК в прозореца, който се появява. Сега ще видите адресите от документа на Excel, където първият ред (с името на описанията, адреса и т.н.) се използва като заглавка. Щракнете върху Напред .