10 съвета за Microsoft Outlook 2013

Проследяването на имейли, календари и контакти може да отнеме много ценно работно време. Всичко, което ускорява работата ви в Outlook, може драстично да увеличи вашата производителност. Тези 10 съвета ще ви помогнат да преминете през вашите съобщения и календари по-бързо и да работите по-ефективно като цяло.

Това е свободно преведена статия от сестринския ни сайт PCWorld.com, написана от Хелън Брадли (@helenbradley). Мнението на автора по дефиниция не съответства на това на ComputerTotaal.nl и посочените термини и настройки могат да бъдат наречени по различен начин в холандския софтуер.

1. Разгледайте пощенската си кутия по ваш начин

Когато за първи път отворите входящата си поща, ще се появи стандартен изглед. Но не е задължително да изглежда така. Щракнете върху раздела Изглед в лентата с инструменти на лентата и изберете Промяна на изгледа. Можете да избирате между няколко настройки, включително показване само на най-новите имейли.

В раздела Изглед можете също да изберете Преглед на съобщения и да ги деактивирате. Или изберете 1, 2 или 3, за да покажете този брой редове на текста на съобщението под заглавката. Можете да конфигурирате това за всяка папка или за всички папки.

Щракнете върху Настройки на изгледа, за да персонализирате изглед, като например добавяне на колони или пренареждане на реда. Опциите за подреждане ви позволяват да сортирате имейлите по дата, тема и т.н. С опциите за оформление можете да регулирате екрана на папката и екрана за четене.

Когато всичко е наред, щракнете върху Промяна на изгледа> Запазване на текущия изглед като нов изглед. Въведете име за новия изглед и посочете за кои папки може да се използва и от кого. Вече можете да се върнете към този изглед, като щракнете върху Промяна на изгледа и след това изберете вашия запазен изглед.

2. Предефинирайте какво маркира имейл като „прочетен“

В Outlook непрочетените имейли имат различен цвят от преди прочетените съобщения. Имейл обаче много лесно се отбелязва като прочетен, когато едва го погледнете, така че може да пропуснете нещо важно.

За да избегнете това, изберете File> Options> Mail и щракнете върху бутона Reading Pane. Поставете отметка в квадратчето до „Маркиране на елементи като прочетени, когато се гледат в прозореца за четене“. Изберете колко дълго трябва да бъде съобщението в прозореца за четене, преди Outlook да го маркира като прочетено.

3. Напишете свои собствени правила за показване на съобщения

Outlook 2013 има нов начин за посочване на прочетени съобщения. Вляво от съобщението във входящата ви поща има синя лента и заглавката също е синя. Можете обаче да промените както цвета, така и шрифта. Можете дори да напишете свои собствени правила и да оборудвате имейлите си с цветове по ваш избор.

Можете да зададете специфичен цвят на имейлите въз основа на кой ги е изпратил или думи в темата чрез Изглед> Настройки на изгледа> Условно форматиране. Можете също да добавите ново правило, като щракнете върху Добавяне. Въведете ново име и щракнете върху Шрифт, за да изберете шрифт и цвят за заглавката на имейла. Накрая щракнете върху бутона Условие, за да създадете съответното правило.

4. Фиксирайте лентата със задачи

В Outlook 2013 лентата със задачи е деактивирана по подразбиране, но можете лесно да я върнете. Щракнете върху раздела Изглед, изберете лента със задачи и изберете кои елементи да се показват в лентата. Те са изброени в реда, в който ги изберете.

Лентата за задачи обаче вече не функционира както в предишните версии на Outlook. Колкото и да е широк, можете да видите само един календарен месец. И ако нямате срещи днес, но утре, няма да можете да ги видите днес.

5. Свържете се със своите акаунти в социалните медии

Когато свързвате Outlook с акаунтите си в социалните медии, модулът People може да показва информация за вашите контакти и техните дейности. За да направите това, отидете на Файл> Информация> Настройки на акаунта> Акаунти в социалната мрежа. Изберете услуга, въведете съответната информация за акаунта и разрешете на Outlook достъп до вашия акаунт.

Прочетете още съвети за Microsoft Outlook 2013 на следващата страница ...