13 съвета за организиране на вашите работни листове в Excel

Работен лист в Excel може да съдържа хиляди колони и повече от милион редове. Това предимство е и недостатък, защото ако съберете много данни на един работен лист, бързо става бъркотия. По-добре е да използвате отделни работни листове в рамките на един и същ файл, за да обработвате всички видове данни, формули и диаграми.

Съвет 01: Именуване

Всяка работна книга в Excel се състои от един или повече работни листове. Когато работите с голямо количество данни, най-добре е да ги съхранявате в различни работни листове на една и съща работна книга. По този начин поддържате всички данни заедно, докато различните групи данни все още са ясно разделени. Ако създадете няколко работни листа, Excel ще ги номерира по следния начин: Лист 1, Лист 2, Лист 3, ... Но за да можете да ги управлявате по-добре, по-добре е да им дадете отличително име. Това могат да бъдат години, градове или месеци, стига името да показва какво точно е в работния лист. Имайте предвид, че всеки работен лист трябва да има уникално име. Щракнете с десния бутон върху раздела на листа, който искате да преименувате, и изберете Преименуване. Въведете името, което искате, и след това щракнете някъде извън работния лист. Можете също да щракнете двукратно върху раздел на лист, за да го преименувате.

Показване на раздели на листа

Ако получите файл на Excel от някого, но не виждате никакви раздели на работен лист, тогава опцията Показване на раздели на лист за този документ е най-вероятно деактивирана. Отидете на File / Options / Advanced . Под Опции за показване на тази работна книга, направете сигурен разделите Покажи лист проверяват кутия е избран.

Малко е лесно като преместването на работен лист в една и съща работна книга

Съвет 02: Поставете листа

До разделите на работните листове ще намерите бутон със знак плюс. Това е бутонът за създаване на нов работен лист. Можете също така в лентата на лентата да започнете . Там избирате командата Вмъкване / Вмъкване на лист в групата Клетки . За да изтриете работен лист, щракнете с десния бутон върху раздела на листа и изберете Изтриване . Или се върнете в раздела „ Старт“, където изтривате / изтривате избор на лист .

Да предположим, че вече имате четири работни листа и искате да добавите още три работни листа към него, най-бързият начин да направите това е да натиснете клавиша Shift и да изберете броя на съществуващите раздели на листа, от които се нуждаете в долната част на работния лист. След това щракнете с десния бутон върху избраните раздели на листа и изберете Insert . Excel ще добави избрания брой работни листове наведнъж.

Съвет 03: Копирайте работни листове

Малко е лесно като преместването на работен плот. Щракнете върху раздела с мишката и плъзнете иконата на листа до желаната позиция в реда на раздели на листа. Можете също да копирате работен лист. За да направите това, натиснете Ctrl и след това плъзнете раздела на листа на правилното място в реда на раздели на листа. В иконата на листа ще се появи знак плюс. Пуснете бутона на мишката, преди да освободите клавиша Ctrl, така че Excel да постави копие на избрания работен лист на това място. Във версията на macOS на Excel трябва да използвате клавиша Alt вместо клавиша Ctrl, за да направите копие на работния лист.

Съвет 04: Към друга работна книга

Досега говорихме за преместване и копиране на работни листове в рамките на една и съща работна книга. Но можете също да преместите работен лист в друга работна книга. Уверете се, че и двете работни книги са отворени. За по-голяма яснота ще назовем работната книга, от която искаме да копираме работен лист WorkbookSource.xlsx. Извикваме работната книга, в която искаме да поставим работния лист WorkbookTarget.xlsx. В WorkbookSource.xlsx щракнете с десния бутон върху раздела на листа, който искате да копирате, и изберете командата Преместване или Копиране . Ще се отвори малък прозорец, където в полето До папка изберете WorkbookTarget.xlsx . Под За листвие определяте в коя позиция трябва да бъде поставен този работен лист. И най-отдолу можете да посочите дали Excel трябва да направи копие на избрания работен лист. Ако не проверите това, Excel няма да копира работния лист, а да го премести от една папка в друга.

Просто проверете

Когато премествате работен лист в друга работна книга, обърнете внимание на всички формули, които се отнасят до клетки в текущата работна книга. Докато формулите са изградени с данни от същия работен лист, нищо не е наред. Ако обаче се използват формули, които се отнасят до данни в други работни листове, тези формули вече не са правилни след преместване на работния лист.

Можете да приложите корекции към няколко работни листа едновременно, като ги групирате

Съвет 05: Цветове

За да бъде ясно, можете не само да предоставите разделите с подходящо име, но и с цвят. Щракнете с десния бутон върху раздела на работния лист и изберете опцията Цвят на раздела . Това ще отвори палитрата с цветовете на темата и цветовете по подразбиране. С опцията Още цветове се отваря инструментът за избор на цветове на Windows, където можете да изберете всеки възможен цвят. Ако разделът на листа има лек градиент към този цвят, това означава, че работният лист е избран. Щракнете върху раздел на друг работен лист, за да видите действителната промяна на цвета.

Съвет 06: Групирайте

Можете да приложите корекции към няколко работни листа едновременно, като ги временно групирате. За да групирате работните листове, натиснете клавиша Ctrl, докато щраквате върху различните раздели на листа един по един. Когато след това форматирате данните на клетките в определен цвят или шрифт в един лист от групата, същите клетки в другите групирани работни листове ще приемат същото форматиране. Можете също да въведете данни в този един раздел, след което същите данни ще се появят и в другите раздели. Не забравяйте да се разгрупирате, в противен случай ще продължите да коригирате данните на всички групирани работни листове, без да го осъзнавате. За да разгрупирате, щракнете с десния бутон върху един от разделите и изберете Разгрупиране на листове .

Съвет 07: Превключете

Ако работите с много работни листове, разделите може да не се побират в прозореца на Excel. Можете да превъртате работните листове по няколко начина. В Windows ще видите три хоризонтални точки на единия или двата края на лентата на задачите. Щракнете върху трите точки, за да преминете през раздели на листа в тази посока. Можете също да използвате стрелките надясно и наляво на лентата с раздели. Ако щракнете върху стрелката наляво, докато задържате Ctrl, мигате към първия лист.

Преки пътища

Любителите на клавишните комбинации, ние даваме още един трик за бързо превключване между работните листове. Клавишната комбинация за избор на следващия лист е Ctrl + Page Down. Логично клавишната комбинация за избор на предишния лист е след това Ctrl + Page Up. Можете също да използвате клавишите Ctrl и Shift, за да изберете няколко листа. Вече обяснихме метода на работа с Ctrl в съвет 6. Shift ви позволява да изберете непрекъснат диапазон от листове, докато щраквате върху първия и последния раздел в диапазона.

Съвет 08: Допълнително пространство

В Windows има лента за превъртане в долната част на прозореца на Excel, която заема доста място. Ако работите с много работни листове, ще останете без място, за да видите всички раздели на листа. Тогава е хубаво да знаете, че можете да направите лентата с раздели по-дълга. За целта щракнете с показалеца на мишката върху трите вертикални точки вляво от лентата за превъртане. След това плъзнете трите точки надясно, за да съкратите плъзгача.

С прост трик е възможно да имате няколко работни листа едновременно

Съвет 09: Още листове в прозореца

Когато работите с множество работни листове, обикновено виждате само един работен лист на екрана. Но с прост трик е възможно да имате няколко работни листа едновременно. Това показваме с работните листове: Копенхаген, Брюксел, Амстердам. Уверете се, че първият лист (Копенхаген) е екранът и преминете през изображението на лентата на лентата . В този раздел щракнете върху бутона Нов прозорец . Това ще ви покаже същия работен лист във втори прозорец. Във втория прозорец кликнете върху раздела Брюксел, така че да се появи. Тъй като искате да покажете трети работен лист, използвайте бутона New Windowотново. И в този трети прозорец кликнете върху раздела Амстердамски лист. Третият прозорец може да бъде разпознат от индикацията 3 зад името на файла в заглавната лента. Сега можете да комбинирате три отворени прозореца с помощта на панделка раздела на изображението бутон Всички прозорци щракнете. Ще се появи малък диалогов прозорец с въпрос как искате да комбинирате прозорците. Изберете Side by side и потвърдете с OK . Всички отворени прозорци вече са добре подредени един до друг и под тях.

Съвет 10: Скриване

Искате ли да скриете определени работни листове? Който може. Щракнете с десния бутон върху раздела, който трябва да бъде скрит от изгледа, и изберете Скрий от контекстното меню. За да върнете скрит работен лист на повърхността, щракнете с десния бутон върху един от останалите раздели и изберете командата Unhide . Ако са били скрити няколко работни листа, Excel ще поиска в изскачащ прозорец кой работен лист искате да покажете.

Съвет 11: Списък с листа

Там, където обсъдихме как можете да превключвате между различните раздели в съвет 7, има и друг начин, а именно списъкът с листове. Това е списък на всички видими листове. Как да отворите списъка с листове? Щракнете с десния бутон на мишката върху бутоните за навигация в раздела, това е малко от двете стрелки за навигация, които виждате в долния ляв ъгъл на разделите на листа. Ще се появи списък с работни листове от работната книга, където можете просто да щракнете двукратно върху името на листа, който искате да активирате.

Брой листове

Колко работни листа показва Excel, когато стартирате нова работна книга? Това зависи от настройките. Щракнете върху раздела Файл в лентата . След това изберете Опции в долната част . В прозореца Опции за Excel изберете Общи в лявата колона и след това намерете командата Брой листове, които да включите в раздела Когато се създават нови работни книги . Използвайте брояча, за да посочите колко работни листа трябва да съдържа нова работна книга.

Съвет 12: Шаблон

Когато запишете файл на Excel като .xltx файл, той се превръща в шаблон. Това ще превърне и всички други работни листове на този файл в шаблони. Възможно е и обратното. Можете да вмъкнете шаблон в съществуваща работна книга като нов работен лист. За да направите това, щракнете с десния бутон върху съществуващ раздел и изберете командата Insert . Това ще отвори прозорец, в който избирате какво да вмъкнете. Оттук можете също да се консултирате и да изберете онлайн шаблоните на Office. Шаблон, който вмъквате по този начин, автоматично се поставя пред раздела на листа, който сте избрали.

Съвет 13: Защитете

Вие защитавате работен лист, за да предотвратите случайно извършване на промени в него или на някой друг. За да направите това, в раздела лента Проверете и изберете групата Protect to Protect sheet . В изскачащия прозорец можете да посочите какво е разрешено на потребителя. Ако потребителят няма право да прави нищо в него, премахнете всички отметки. След това въведете парола, за да сте сигурни, че защитата не може да бъде премахната за една нощ. За потвърждение Excel ще поиска да повтори паролата.