По този начин можете да сканирате с вашия смартфон

Все повече агенции се ангажират да преминават през безхартиен живот, но не можете напълно да избегнете получаването на писмо от данъчните власти по пощата или получаването на разписка в магазин. Искате ли сами да дигитализирате цялата тази документация? Тогава можете: имате нужда само от смартфон с камера и правилния софтуер. Обясняваме как можете да сканирате с вашия смартфон.

Съвет 01: Работете мобилно

Преди да ви дадем информация за това кои приложения можете да използвате, първо съвет относно вашия метод на работа. Мобилното сканиране е много по-лесно от сканирането със стар надежден скенер, но когато спестите всички касови бележки, това все още е доста добра работа с планина от касови бележки на бюрото ви. Тези разписки вероятно ще бъдат намачкани наполовина дотогава, което не прави сканирането по-лесно (вижте съвет 6). Затова ви препоръчваме да промените метода на работа. Предимството на сканирането с вашия смартфон е, че винаги имате този смартфон със себе си. Полезно е да се възползвате от това. С други думи: ще получите разписка, бързо ще намерите тихо място, ще сканирате разписката си (и ще я качите директно в облака,за да не рискувате да загубите разписките си, ако загубите смартфона си). Необходимо е известно привикване, но след като това стане част от вашата рутина, това прави живота ви много по-лесен и по-организиран.

Съвет 02: Изберете облак

Мобилното сканиране прави нещата много по-ясни ... освен ако в края на краищата не направите хаос. В крайна сметка има толкова много места, където можете да съхранявате вашите файлове. Разбира се и на самия ви смартфон, но силно препоръчваме да не го правите: ако загубите смартфона си или ако той бъде откраднат, сте загубили данните си. Синхронизирането с вашия компютър или Mac също е възможно, но това е малко тромаво, защото качването в облака е много по-бързо (а понякога и автоматично). Ако изберете облак, тогава наистина изберете облак. Не качвайте една разписка в Dropbox и друга разписка в Google Диск. Направете избор и използвайте приложението, което ви подхожда. Повечето облачни услуги имат собствено приложение с опция за сканиране. Обсъждаме тези приложения и обсъждаме приложение, което не е собственост на облачна услуга.

Удобна онлайн услуга за снимки за вашите сканирания е Google Photos. Можете да използвате това безплатно и работи както на вашия таблет, така и на смартфон (Android и Apple). Освен това можете удобно да използвате албуми в Google Photos, например за категоризиране на вашите разписки (или други сканирания) или за да ги отделите от обикновените си снимки. На нашия сайт можете да прочетете всичко за Google Photos.

Облачните услуги се предлагат във всякакви форми и размери и може да предпочетете друга услуга пред Google Photos. Всеки от тях има свои собствени предимства и особености. За разлика от много конкуренти, Dropbox, например, не е обвързан с определена операционна система. Това е различно с например iCloud (интегриран в екосистемата на Apple), Google Drive или OneDrive на Microsoft.

И тогава има безброй по-малки, малко по-малко известни услуги. Кутия например, която се фокусира повече върху компаниите. Или SpiderOak, който има поверителност като най-важния си подвиг. Mega е услуга на Ким Дотком, известен интернет предприемач. И Stack е холандски облак, който ви дава не по-малко от един терабайт безплатно място за съхранение. Много избор, така че.

Почти всяко приложение в облак също има опция за сканиране

Съвет 03: Сканирайте с Dropbox

От миналата година Dropbox има възможност да сканира документи с приложението Dropbox както за Android, така и за iOS. Удобното в това е, разбира се, че документите не се записват на вашия смартфон, а се качват директно в Dropbox и е възможно веднага да се синхронизират с приложението Dropbox на вашия компютър. За да сканирате документ, стартирайте приложението Dropbox, натиснете знака плюс в долната част и след това изберете Сканиране на документ. Сега камерата ще започне незабавно, след което можете да я насочите към документа за сканиране. Синя рамка показва коя повърхност ще бъде сканирана. Хубавото е, че не е нужно да държите камерата точно над нея; приложението изправя самата картина. Като натиснете знака плюс в долния ляв ъгъл, можете да добавите страница,и чрез натискане на плъзгачите можете да контролирате неща като цвят, черно-бяло и т.н. С иконата горе вдясно завъртате изображението. Удовлетворен? След това натиснетеСлед това решете дали ще бъде PDF или PNG файл, изберете място за запазване в Dropbox и натиснете Save .

Съвет 04: ... с Google Drive

Google също има вградено сканиране в приложението си Google Drive, но за съжаление тази функционалност съществува само за Android по време на писането. За да използвате функцията за сканиране в Google Drive, стартирайте приложението на своя смартфон с Android и натиснете знака плюс в долния десен ъгъл (в синия кръг). В менюто, което се появява, натиснете Сканиране. Както в приложението Dropbox, камерата ще се стартира незабавно и можете да я насочите към документа, който искате да сканирате. За разлика от Dropbox, не се показва рамка, но идеята е същата и изкривените изображения също се коригират тук. Ако тази рамка не е зададена правилно, можете да я коригирате, като натиснете иконата с квадрата в горната част. Също така в това приложение можете да добавяте страници, като натискате знака плюс в долния ляв ъгъл. С иконата на палитрата за боя в горната част можете да изберете дали да бъде цветна или черно-бяла, а с трите точки горе вдясно можете да завъртите, да наименувате или изтриете напълно страницата. Когато сте доволни, натиснете отметката долу вдясно и изображението ви ще бъде качено автоматично в Google Диск.

Съвет 05: ... с Turboscan

Приложението TurboScan Pro струва 5.49 евро (или 3.50 евро за Android), като приложенията от Dropbox и Google Drive са безплатни. Но това приложение е по-гъвкаво и има какво да спестим за това. За да сканирате с TurboScan Pro (за iOS или Android), стартирайте приложението и натиснете иконата с камерата в долния ляв ъгъл (хубаво е, че можете също да заредите съществуващи снимки, като използвате иконата в долния десен ъгъл). След като заснемете снимката, TurboScan поставя рамката, която можете да регулирате на място. Когато рамката е правилна, натиснете Готово (в повечето случаи това е автоматично правилно). В долния десен ъгъл можете да посочите дали искате да запазите касовата бележка в черно-бяло или в цвят (черно-бялото отнема по-малко място) и можете да регулирате цветовата схема с квадратите в долната част. След това натиснете Next. С иконата в долния десен ъгъл (знак плюс) можете да добавите страница към сканирането, с иконата на четката можете да промените името, по желание автоматично да добавите дата и да посочите в кой формат сканирането трябва да бъде запазено. Запазете сканирането или го качете в облака с бутона Споделяне в долния ляв ъгъл.

Набръчкани ли са вашите разписки? Поставете ги под стъклен плъзгач за сканиране

Съвет 06: Бръчки

Препоръчваме ви да сканирате неща като касови бележки веднага, когато ги получите, както бихте могли да прочетете в съвет 1. Ако това не е възможно или просто нищо не искате да направите, тогава има вероятност да се наложи да се справите със сгънатите касови бележки. справям се с. Това прави сканирането значително по-трудно, но не и невъзможно. Разбира се, можете да сгънете разписките / документите и да ги върнете обратно, но това отнема много време и следователно полезността на мобилното сканиране е трудно да се намери. Този проблем може да бъде решен доста лесно с метода, който всъщност не е толкова различен от традиционния скенер: стъклен предмет. Вземете стъклена или пластмасова плоча от фоторамка и я поставете върху касата, за да бъде сканирана. Гънките веднага вече не са проблем. Нещо за правене през денязащото отражението на лампите може да хвърли гаечен ключ в работата.

Съвет 07: ocr?

Всички споменати приложения работят много приятно и ефективно, но имат един общ недостатък: те не могат да конвертират сканиран текст в цифров текст (т.е. текст, който след това можете да копирате и поставите). За щастие има приложения, които използват тази технология (ocr) и едно от тези приложения е от известен производител на софтуер: Microsoft! Office Lens е безплатен и е достъпен както за Android, така и за iOS. За да сканирате документ, стартирайте приложението и посочете отдолу, че това е документ. Насочете камерата към документа / разписката, която искате да сканирате, и натиснете червения бутон, когато бялата рамка затвори документа правилно. Сега натиснете +1 в долния ляв ъгъл, за да добавите друг документ към сканирането или щракнете върху Готовогоре вдясно, ако сте доволни от резултата. Ако сега натиснете PDF отдолу, документът ще бъде записан като PDF с възможност за редактиране, с други думи целият текст в документа може да бъде избран и копиран.

Съвет 08: Отделни файлове

В някои случаи е полезно да сканирате много документи като един документ, просто защото това е по-бързо. Но тогава, разбира се, ви остава един голям PDF файл, докато всъщност сте искали отделни документи. Но можете да разделяте документи много лесно. Страхотна програма за това е Adobe Acrobat DC, но тази програма е скъпа и не е опция за всички. За щастие има и безплатни алтернативи и дори не е необходимо да инсталирате нищо за тях. Сърфирайте на www.splitpdf.com и качете файла, който искате да разделите (можете също да го импортирате директно от Dropbox или Google Drive). Кликнете върху Извличане на всички страници в отделни файлове или посочете кои файлове искате да разделите. Сега натиснете Разделянеза действително разделяне на файловете. Сега ще бъде създаден zip файл, съдържащ всички страници от основния документ като отделен PDF файл.

Искате ли да обедините няколко отделни документа в едно цяло? Това може да се направи онлайн безплатно

Съвет 09: ... и комбинирайте

Разбира се, възможна е и обратната ситуация: сканирали сте всякакви отделни файлове и бихте искали да ги комбинирате в един PDF. Adobe Acrobat DC може да направи и това, но и в този случай има безплатен онлайн инструмент, който може да го направи вместо вас (между другото от едни и същи производители). Сърфирайте на www.pdfmerge.com и качете файловете, които искате да комбинирате, в един PDF. По подразбиране има четири полета, но като щракнете върху Още файлове, можете да добавите още полета. След това кликнете върху Обединяване! Сайтът ще започне да работи за вас и почти веднага след това комбинираният PDF файл ще бъде автоматично изтеглен за вас. Между другото, и от двата сайта има софтуер, който може да ви свърши работа онлайн, но този софтуер не е безплатен.

Съвет 10: Организирайте

В началото на тази статия препоръчахме да изберете една облачна услуга. В някои случаи това няма да е възможно (например, защото управлявате администрация заедно и единият има телефон с Android, а другият iPhone с приложение на Google Drive, което не поддържа сканиране). Подобна ситуация не е оптимална, но все пак е доста лесна за отстраняване с IFTTT. IFTTT е уебсайт, който може да свързва услуги. Сърфирайте до www.ifttt.com и създайте акаунт. Не е нужно да преоткривате колелото, действието, което търсите, вече е извършено от други. Кликнете върху лупата и потърсете sync dropbox google drive (разбира се, можете да въведете всяка облачна услуга, която искате тук; ние вземаме тези две като пример). Изберете приложението с желаното описание (в нашия случайАвтоматично синхронизиране на нови файлове, добавени към Dropbox, към вашия Google Drive ). Изберете папката в Dropbox, в която качвате разписките, след което щракнете върху Включване . Разписките, поставени в тази папка, се синхронизират автоматично с Google Диск. По този начин поддържате всичко спретнато заедно.